ESTRUTURAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DA SEGURANÇA
🧩 1. Estrutura de Governança e Política Interna
1.1. Criação de Política de Segurança Corporativa
- Elaborar uma Política de Segurança da Informação e Patrimonial (PSIP), que abranja dados, recursos físicos e financeiros.
- Definir responsabilidades claras: quem autoriza, quem executa, quem audita.
- Aprovar a política na alta gestão e divulgar formalmente a todos os colaboradores.
1.2. Comitê de Segurança e Compliance
- Formar um comitê multidisciplinar (TI, RH, jurídico, financeiro e administrativo) para supervisionar riscos e incidentes.
- Reunir-se periodicamente para revisar indicadores e eventuais ocorrências.
💼 2. Proteção do Patrimônio Físico
2.1. Controle de Acesso e Monitoramento
- Implantar controle de entrada e saída de pessoas, veículos e materiais (com crachás, registros digitais e câmeras).
- Utilizar CFTV com armazenamento seguro e acesso restrito.
- Registrar checklists de bens e insumos sensíveis em almoxarifados e áreas críticas.
2.2. Inventário e Rastreamento de Bens
- Manter inventário atualizado de equipamentos, mobiliário, veículos e materiais.
- Utilizar etiquetas patrimoniais com código de barras ou RFID para rastreabilidade.
- Realizar auditorias físicas trimestrais para verificar divergências.
2.3. Segurança Física
- Estabelecer zonas de acesso restrito para áreas críticas (TI, cofres, servidores, estoques de alto valor).
- Implementar trancas, sensores e alarmes em locais estratégicos.
- Contratar seguro patrimonial compatível com o risco.
💰 3. Proteção Financeira e Contábil
3.1. Segregação de Funções
- Nenhum colaborador deve controlar todas as etapas de um processo financeiro (ex.: solicitação, aprovação e pagamento).
- Exemplo: quem autoriza pagamentos não deve conciliar contas bancárias.
3.2. Políticas de Autorização
- Definir níveis de aprovação para despesas e transferências (por valor e natureza).
- Utilizar assinaturas digitais ou duplas autorizações em sistemas bancários.
- Exigir documentação comprobatória de todas as movimentações financeiras.
3.3. Auditoria e Conciliação
- Realizar auditorias internas periódicas (preferencialmente com rodízio de auditores).
- Implementar conciliação bancária diária ou semanal.
- Revisar relatórios de despesas e adiantamentos com base em comprovantes.
3.4. Controle de Caixa e Estoques
- Usar sistemas integrados (ERP) para registrar entradas e saídas em tempo real.
- Definir limites de caixa e conferências diárias.
- Fazer inventários rotativos de estoque e investigar divergências.
🧠 4. Segurança da Informação
4.1. Acesso e Autenticação
- Exigir senhas fortes e renovação periódica.
- Implementar autenticação multifator (MFA) para sistemas críticos.
- Garantir que acessos sejam concedidos apenas conforme a função (princípio do menor privilégio).
4.2. Proteção de Dados e Sistemas
- Usar firewalls, antivírus corporativo e criptografia em dispositivos e backups.
- Fazer backups regulares, armazenando cópias off-site.
- Monitorar e registrar logs de acesso a sistemas financeiros e administrativos.
4.3. Gestão de Incidentes
- Criar um protocolo de resposta a incidentes (ex.: furto, vazamento, fraude).
- Definir canais de denúncia interna segura e anônima (ex.: compliance hotline).
- Documentar e investigar todos os incidentes, aplicando medidas corretivas.
🧩 5. Pessoas e Cultura Organizacional
5.1. Conscientização e Treinamentos
- Treinar periodicamente todos os colaboradores sobre:
- Segurança da informação e patrimonial.
- Ética e prevenção a fraudes.
- Política de uso de recursos da empresa.
- Realizar simulações e testes práticos (phishing, acesso indevido, etc.).
5.2. Termos e Contratos
- Assinar termo de confidencialidade e responsabilidade patrimonial com todos os colaboradores e prestadores de serviço.
- Prever sanções disciplinares e civis para desvios ou fraudes.
📊 6. Monitoramento e Melhoria Contínua
6.1. Indicadores de Segurança
- Medir e acompanhar:
- Ocorrências de furtos/desvios.
- Incidentes de TI e falhas de controle.
- Resultados de auditorias.
6.2. Revisões Periódicas
- Reavaliar políticas e controles a cada 12 meses ou após incidentes significativos.
- Ajustar processos conforme mudanças tecnológicas ou organizacionais.
✅ Conclusão
A proteção contra desvios patrimoniais e financeiros depende da integração entre segurança física, financeira e da informação.
Mais do que tecnologia, o essencial é uma cultura de integridade, sustentada por políticas claras, processos auditáveis e responsabilidade compartilhada.
Faça um plano de acordo com o tamanho e necessidades de sua empresa, pode ser mais complexo ou mais sintético, contudo é importante independente do porte de sua empresa, pois todas as empresas, independente de tamanho ela é atacada em vários formatos.
Tanto de forma interna quanto de forma externa, a preocupação deve fazer parte de sua política interna contra as ameaças que neste ambiente corporativo globalizado está sempre vulnerável, onde somente estará protegida aquela empresa que se mantenha o tempo todo de forma vigilante.
Monte grupos de estudo, mantenha um departamento específico de segurança ou caso sua empresa tenha uma estrutura menor, seja você mesmo o agente fiscalizador, porem independente de qual seja a sua empresa, mantenha a sua segurança ativada.